Royal HaskoningDHV op weg naar nieuw duurzaam kantoor
27 mei 2016
 

Terug naar het nieuwsoverzicht

‘Praten over kwaliteit is veel spannender
dan praten over vierkante meterprijs’

Wat de nieuwe locatie van de Amsterdamse vestiging van Royal HaskoningDHV gaat worden kan directeur Procurement & Facility Management, Frits Smedts, nog niet zeggen. De komende periode worden de contracten getekend. “Het is een niet alledaags gebouw met een bedrijfsbestemming”, aldus Frits Smedts. In december begon voor Royal HaskoningDHV de zoektocht naar een energieneutraal, gezond en circulair kantoorgebouw. Samen met Martine Verhoeven, huisvestingsadviseur & manager Business Development, blikt hij terug op dit bijzondere proces. “Praten over kwaliteit is veel spannender dan praten over de vierkante meterprijs.”

In de lift op weg naar de derde verdieping wijst Frits Smedts naar de bordjes naast de knoppen. Niet op iedere verdieping van het huidige kantoor op de bedrijfslocatie Entrada huist Royal HaskoningDHV. “We zitten nogal verspreid door het gebouw en dat is ook precies de reden dat we hier weg willen.”

In december tekende Smedts een samenwerkingsovereenkomst met Kantoor vol Energie. Het vormde het begin van de zoektocht naar een duurzame kantoorvestiging voor 200 medewerkers. Royal HaskoningDHV zette de vraag voor 1.500-1.800m², een huurcontract van vijf jaar, dichtbij een intercitystation, energieneutraal, een gezonde werkomgeving en multifunctioneel gebruik uit bij zeven partijen. Uiteindelijk reageerde er slechts drie. “Dat was in het begin wel teleurstellend”, geeft Smedts toe. “Het heeft even geduurd voor we zelf enthousiast waren over dit traject en dan verwacht je dat ook van de markt. Dat de markt nog moet wennen aan het idee dat er in plaats van een prijs per vierkante meter wordt gevraagd naar wat je kunt leveren voor een vaste gebruiksvergoeding voor de huurperiode zou een verklaring kunnen zijn voor de lage response. Deze aanpak vraagt om een research & development-benadering. ” Het grootste punt was toch wel dat onze vraag niet in de huidige aanbodmarkt van de makelaars kon worden beantwoord. Vandaar dat we van begin af aan niet het gevoel hadden dat we bij makelaars terecht konden. We dachten veel meer aan de ontwikkelende partijen, die ook op zoek zijn naar vernieuwing.”

Drie partijen
Uiteindelijk namen drie partijen de uitvraag ter harte. Met deze partijen ging Royal HaskoningDHV, onder begeleiding van Kantoor vol Energie, de zogenoemde dialoogronde in. In die ronde is het de bedoeling om de vraag met elkaar te specificeren met als doel tot een gebouw te komen. “Eén partij voelde er niets voor”, vertelt Smedts, “om zijn kennis met zijn concullega’s te delen en haakte alsnog af.” De twee resterende partijen vonden het echter een spannend traject en gingen drie sessies lang met elkaar in gesprek. Getriggerd door welke ruimte er nog in de randvoorwaarden van de opdrachtgever zat, werden vragen gesteld als: ‘Waarom geen huurcontract van tien jaar en wel of geen energieneutraal gebouw?’. Uiteindelijk zagen we bij het definiëren van de uitvraag continu een strijd over het proces om te komen tot een pand en het resultaat (het pand zelf). Uiteindelijk hebben we het proces veel meer waarde gegeven dan we ooit hadden gedacht. Door waarde toe te kennen aan het proces krijgen we nu een beter pand.”, aldus Smedts. “We hebben het over een huurpand”, verduidelijkt Martine, “en het lastige daaraan is dat je ambities op het gebied van energieneutraliteit en gezondheid kan hebben maar de verantwoordelijkheid daarvoor ook bij een eigenaar of belegger ligt. Hij moet hierin mee willen gaan. Zodoende kregen we in de dialoogronde de vraag of we de zekerheid van een locatie belangrijker vonden dan het interesseren van eigenaren/beleggers voor onze aanpak. Daarnaast werd ook gevraagd naar verdere verduidelijking en prioritering in onze wensen.”

Ons verhaal
Uitgangspunt blijft, dat Royal HaskoningDHV sterk bij de invulling van het nieuwe kantoorgebouw betrokken wil worden. “Het moet vooral ons verhaal zijn. Van de partij die in vroeg stadium afgevallen is, kregen we een gebouw aangereikt dat we drie maanden later hadden kunnen betrekken. Daarmee drukken we niet onze stempel op het pand.”
Uiteindelijk moest er nog één consortium afvallen. Een belangrijk criterium bij de uiteindelijke selectie was het schrijven van een artikel over de opening van het nieuwe kantoor en het opstellen van een plan van aanpak voor de komende zes weken. En ook moest worden aangegeven hoe zij de belegger gaan motiveren om in dit verhaal mee te doen. “Het verschil tussen de antwoorden die we kregen”, zegt Smedts, “was enorm. De eerste aanbieding raakte de juiste snaar en was vooral gebaseerd op het vertrouwen, dat we succesvol zouden zijn om onze ambities waar te maken. De tweede aanbieding was een volwassen aanbieding met goede vertegenwoordigers in het consortium, maar zocht minder de samenwerking met Royal HaskoningDHV.
Het consortium waarvoor werd gekozen is Wijngaarde Vastgoedconcepten met de partners AM en BAM. Eigenaar Micha Wijngaarde, gepokt en gemazeld in de Amsterdamse transformatiewereld, sleepte ze vervolgens langs alle mogelijke panden in de hoofdstad. Sommige waren zelfs nog verhuurd. “Hij wilde helder krijgen wat we per sé wel en wat we niet willen om de selectie te kunnen maken.” “Hij deed dat ook om ons buiten de gebaande paden te laten denken”, vult Martine aan. “Je denkt in eerste instantie aan een kantoor maar het gebouw hoeft natuurlijk niet een kantoorfunctie te hebben om er iets van te maken.”
Het gesprek met Frits Smedts en Martine Verhoevenvond plaats kort nadat de medewerkers zijn ingelicht over de nieuwe huisvesting. Omdat er nog het nodige papierwerk moet worden gedaan, kunnen zij niet zeggen om welke locatie het gaat. De omschrijving blijft bij een niet alledaags gebouw met een bedrijfsbestemming. “En”, wil Smedts nog wel kwijt, “we worden niet de hoofdgebruiker. Dat gaat een Broedplaats met kunstenaars en kleinere creatieve ondernemers worden. Het is namelijk 4.000 vierkante meter dus voor ons alleen veel te groot.” Volgens Martine Verhoeven is het de meest spannende locatie die ze hebben kunnen kiezen. “Maar ook een locatie waar we onze ambitie rondom energieneutraliteit, gezondheid, circulariteit en samenwerking met anderen volledig in kwijt kunnen. ”

Wordt vervolgd
De komende periode moet er nog wel veel gebeuren om alle ambities in de verbouwingsplannen te vertalen. Beiden hebben er alle vertrouwen in dat dit gaat lukken. “We gaan nu een volgende fase in”, zegt Verhoeven. Ze kan het traject zoals dat nu is gevolgd iedereen aanraden. “De dialoogrondes zijn heel belangrijk om je vraag helder en scherp te krijgen. Ga daarom zo vroeg mogelijk met elkaar om de tafel zitten.” Volgens Smedts zit vooral de meerwaarde van een dergelijk traject in de discussies die ontstaan wanneer de kwaliteit van het gebouw centraal staat en niet de vierkante meterprijs. “Want uiteindelijk wordt het een kantoor met ons verhaal.” Kortom, wordt vervolgd.