Als jouw bedrijf in korte tijd snel gegroeid is, kom je op een hoog tempo in veel nieuwe situaties terecht. Je doet dan wat je kunt om de drukte bij te benen. Soms zorgt dit voor tijdelijke oplossingen of voor processen die niet optimaal zijn. Wil je het vanaf nu serieuzer gaan aanpakken? Dan is de eerste stap: een professionele identiteit en werkwijze voor je bedrijf neerzetten. In dit artikel geven we je vijf tips om hiermee aan de slag te gaan.
1. Neem huidige processen onder de loep
Begin met het werpen van een kritische blik op de processen in je bedrijf. Hoe lopen de communicatielijnen? Welke volgorde wordt aangehouden voor bepaalde terugkerende acties? Zijn er dingen die beter, efficiënter of sneller kunnen? Je kunt hier zelf mee aan de slag, maar zet deze vragen vooral ook uit bij je werknemers.
Vervolgens is het verstandig om zoveel mogelijk processen vast te leggen in handleidingen en procedures. Ten eerste omdat dit jou een overzicht geeft van welke verantwoordelijkheden er bij wie liggen. Daarnaast zorgt dit voor een naslagwerk om op terug te vallen als je (nieuwe) werknemers twijfelen of ergens niet uitkomen.
2. Veilig omgaan met printen en opslaan van documenten
Wist je dat je kantoorprinter een reëel risico op een datalek met zich meebrengt? Een vertrouwelijk document dat opgehaald moet worden bij de printer verderop, kan namelijk bewust of onbewust door iemand anders gepakt worden. Veilig printen is daarom een belangrijk onderdeel van een professioneel bedrijf. Hier bestaan speciale printoplossingen voor, zoals follow me printing. Hierbij wordt een afdruk pas uitgevoerd, zodra de opdrachtgever deze verifieert op de printer zelf. Wel zo veilig! Daarnaast raden we je aan om na te denken over een beveiligde opslag van vertrouwelijke, papieren documenten. Gebruik bijvoorbeeld afgesloten archiefkasten en zet een papierversnipperaar neer.
3. Houdt voldoende voorraad van verbruiksartikelen
Stel je kunt je niet printen omdat de inktcartridge of toner van de printer leeg is, of je personeel gaat naar huis omdat het wc-papier op is. Dit zijn momenten die je wilt voorkomen, het personeel moet tenslotte altijd productief blijven. Het is handig om hierbij zoveel mogelijk dezelfde producten te verbruiken.
Wanneer je bijvoorbeeld overal hetzelfde kassasysteem gebruikt, dan heb je slechts één soort kassarol nodig. Ditzelfde geldt voor printers. Wanneer je alleen HP printers hebt staan, dan heb je alleen HP inkt nodig. Voor producten zoals wc-papier zal dit minder voordelen opleveren.
4. Zorg voor een ergonomische werkomgeving
Een professioneel bedrijf geeft om het welzijn van de medewerkers. Dat betekent dat je ervoor zorgt dat zij gezond en veilig aan het werk kunnen. Investeer daarom het nodige in ergonomische producten, zoals goede bureaustoelen, toetsenborden, muizen en laptop- of monitorstandaarden. Je zult zien dat het werkgeluk en daarmee ook de productiviteit snel toeneemt.
5. Straal professionaliteit uit in het interieur
Tot slot is het belangrijk dat je bedrijf niet alleen professioneel te werk gaat, maar ook professionaliteit uitstraalt. Een bij elkaar geraapt zooitje van meubels in een ruimte die eigenlijk nét te klein is voor de hoeveelheid bureaus? Dat is geen inspirerende omgeving voor een serieus bedrijf! Een totale make-over is niet nodig, maar dit kun je wel doen:
- Kies één stijl voor het kantoor en probeer hier consistent in te zijn
- Richt het kantoor leuk in met bijvoorbeeld planten en wanddecoratie
- Kies voor kantoormeubelen die passen bij de gekozen stijl
- Houd het kantoor opgeruimd: berg losse papieren op en plaats prullenbakken
Groeien in professionaliteit
Met deze tips in het achterhoofd kun je aan de slag om, vanuit de positionering van jouw bedrijf, verder te groeien als serieuze organisatie. Het maakt niet uit wat jouw ambities zijn: elke stap die je zet, brengt je dichter bij je doel!
